私は岐阜本社営業管理部に所属し、営業事務を担当しております。国内の仕入商品の発注手配の他に、海外向けの輸出関連業務を手がけております。国内業務は、全国の営業所やお客様からの問い合わせに電話で応対し、工場に出荷指示を出す仕事です。また、海外業務の輸出相手国は東南アジアが中心で、主にマレーシアとタイにあるグループ法人に向けて船便で出荷しています。

輸出関連書類はすべて英文で作成しなければならず、大学時代に英語を専門に学んでいたとはいえ、貿易用語はまったく未知の世界。前任者から譲り受けた用語集と首っ引きで、一語一語すべてを新しく覚え直しました。
また、弊社の膨大な数の製品は、頭に入れておかないとお客様のお問い合わせに対応できません。毎年更新されるカタログの内容を覚えるのは大変ですが、お客様がお探しの製品を速く正確に見つけ出すため、努力が欠かせません。

海外輸出業務を担当してまもなく2年になりますが、最初の頃は輸出フローの細かさと確認事項の多さに驚かされました。書類に一つでも不備があると通関で荷物がストップし、関係各所に多大な迷惑をかけてしまいますので、絶対に抜け漏れがないよう自作のチェックリストを作成。輸出業務に関連するフローをすべて書き出して、完了ごとに日付を書き入れています。このリストは業務記録でもあり、自分の仕事を振り返る一助にもなっています。独自にExcelで作成したシンプルなものですが、いずれ後輩等に海外業務を引き継ぐ日が来たら、役に立ててもらえるといいですね。

弊社は現在海外業務のさらなる拡大を計画中で、今後は輸出のみならず輸入業務も開始する見通しでおります。語学が堪能な方は大きな強みになりますし、英語力を活かせる仕事がますます増えてくるでしょう。海外案件は都度発送する品目が異なるため、コンテナへの積載効率を計算するなど、頭を使うことも多い仕事です。一度として同じ要件はなく、いつも新鮮な気持ちで取り組めるため、ルーティンワークが苦手な人にも向いています。

国内・海外を問わず、事務作業には正確性とスピード感が求められます。
私は、どんな小さな仕事でも締め切りを設定して前倒しで進め、突発的な対応事項が発生しても、全体では遅れを出さないように徹底しております。また、丁寧に進めすぎて納期が守れないようでは仕事になりませんので、正確さとスピーディさのバランス感覚を大切にしております。